Vistas, grupos, filtros y propiedades

Las vistas en Notion Mail muestran los correos electrónicos de formas que te parezcan relevantes. Básicamente, lo que hacen es mostrar el contenido de tu bandeja de entrada de forma únicas pensada para tu conveniencia. Por ejemplo, puedes configurar tres vistas diferentes que te muestren tus correos electrónicos de tres formas distintas:

1. Una vista que organice tus correos electrónicos por cliente.

2. Una vista que organice tus correos electrónicos por prioridad.

3. Una vista que organice tus correos electrónicos en función de si tienes que hacer un seguimiento o no.

Las vistas te ofrecen flexibilidad y opciones de personalización. Por ejemplo, puedes incluir correos electrónicos de varias etiquetas en una vista, incluir o excluir los mensajes archivados y agruparlos dentro de las vistas para obtener información aún más detallada. Cada vista se compone de una combinación única de filtros, grupos y propiedades, que analizaremos a continuación.

Cuando crees una cuenta de Notion Mail, verás una sección llamada Vistas en la barra lateral con algunas vistas creadas para ti en función de los correos electrónicos y etiquetas que tenías antes. Haz clic en una vista para explorar cómo está organizada. También puedes hacer clic en los íconos de filtro, grupo y edición en la parte superior de cualquier vista para ver cómo está configurada la vista actual y personalizarla según tus necesidades.

Para crear una nueva vista en Notion Mail:

1. En Vistas en la barra lateral, haz clic en Nueva vista.

2. Puedes crear tu propia vista proporcionando una descripción, configurándola manualmente o usando una plantilla. También puedes elegir una vista sugerida.

Una vez que crees la vista, verás todos tus correos electrónicos organizado de una manera específica. Puedes hacer clic en los íconos de filtro y edición de vista en la parte superior de tu bandeja de entrada para ver cómo está configurada la vista actual y personalizarla como desees.

Para eliminar una vista en Notion Mail, selecciona el ícono de edición de vista en la parte superior de Notion Mail → Eliminar vista. Ten en cuenta que no puedes eliminar la vista de tu bandeja de entrada.

Los grupos ofrecen una forma de dividir tu vista en función de ciertas características o propiedades de los correos electrónicos que contiene. Por ejemplo, puedes agrupar tus emails por Destacados. Esto dividirá tu vista en correos electrónicos destacados y no destacados.

Para dividir tu vista en grupos:

1. Selecciona el ícono de edición de vista en la parte superior de Notion Mail → Grupo →Agrupar por.

2. Busca una opción de agrupación o selecciona una. Puedes agrupar por fecha, destacados, importantes, correo electrónico o dominio, prioridad, etiqueta o no leído.

Los filtros te permiten centrarte en los correos electrónicos más relevantes para lo que necesitas. Por ejemplo, puedes configurar un filtro que elimine los correos electrónicos enviados desde direcciones de correo electrónico o dominios específicos, o un filtro que muestra los correos electrónicos recibidos entre ciertas fechas.

Para filtrar tu vista:

1. Selecciona el ícono de filtro en la parte superior de Notion Mail.

2. Busca un filtro o selecciona uno. Puedes filtrar por No leído, Leído, Archivo adjunto, Evento de calendario, De, Para, CC, CCO, Asunto, Fecha y más.

Cuando empieces a usar Notion Mail, verás automáticamente las etiquetas que tenías en Gmail, como Actualizaciones e Importante.

• Para filtrar por una etiqueta, puedes crear una vista con esa etiqueta aplicada o usar la sintaxis label: en la barra de búsqueda.

• En este momento, no puedes editar ni ocultar estas etiquetas en Notion Mail.

• Si no ves todas tus etiquetas, ve a Etiqueta, haz clic en Agrupar por y busca el nombre de la etiqueta.

• Para filtrar el contenido Archivado de una vista de etiqueta:

  1. Selecciona Filtrar en la parte superior de Notion Mail.

  2. Configura el filtro como Buzón contiene y desmarca Archivado. También puedes configurar el filtro como Buzón no contiene y marcarArchivado.

También puedes crear nuevas etiquetas en Notion Mail. Sigue estos pasos:

1. Selecciona el ícono de edición de vista en la parte superior de Notion Mail → Propiedades → Etiqueta.

2. Escribe el nombre de la nueva etiqueta en el campo de texto y presiona Intro.

Para aplicar una etiqueta a un correo electrónico:

1. Pasa el cursor sobre el correo electrónico y selecciona la casilla de verificación que aparece. Puedes seleccionar varios emails si quieres.

2. Selecciona el ícono de etiqueta en la parte superior de Notion Mail.

3. Selecciona la etiqueta que quieras aplicar o crea una nueva escribiendo el nombre de la nueva etiqueta en el campo de texto y seleccionando Agregar {nombre de tu etiqueta}.

Cuando edites etiquetas en Notion Mail, los cambios se sincronizarán con Gmail.

¿Quieres que la IA de Notion etiquete automáticamente tus correos electrónicos entrantes? Aprende a configurarlo en este artículo →

Si quieres eliminar una etiqueta existente:

1. Selecciona el ícono de edición de vista en la parte superior de Notion Mail → Propiedades → Etiqueta.

2. Selecciona la etiqueta que quieras eliminar → Eliminar.

Una vez eliminada, la etiqueta también se eliminará de cualquier correo electrónico que la tuviera previamente.

Las vistas están hechas de funciones familiares como los filtros y grupos, pero lo que las hace realmente potentes son las propiedades. Puedes crear propiedades que se apliquen a tus correos electrónicos para desbloquear aún más formas de organizar y administrar tu bandeja de entrada. Cada vista puede tener su propio conjunto de propiedades que utiliza.

Algunos de los elementos clave de tus correos electrónicos, como los asuntos o de quién son, ya son propiedades en Notion Mail para que puedas filtrarlos o agruparlos en una vista determinada.

Para ver las propiedades existentes en una vista de Notion Mail:

1. Selecciona el ícono de edición de vista en la parte superior de Notion Mail → Propiedades.

2. Verás propiedades que sonVisibles en la lista de correo electrónico u Ocultas en la lista de correo electrónico. Haz clic en 👁️ junto a una propiedad para mostrarla u ocultarla.

3. Haz clic en una propiedad para ver cómo está configurada.

Para agregar una nueva propiedad a una vista en Notion Mail:

1. Selecciona el ícono de edición de vista en la parte superior de Notion Mail → Propiedades.

2. Haz clic en Agregar propiedad.

3. Selecciona una propiedad y la verás en tu lista de propiedades.

Supongamos que estás utilizando tu cuenta de Notion Mail con una cuenta de Gmail que creaste para planificar tu próxima boda. Tú y tu pareja comparten este correo electrónico y desean poder marcar cada correo electrónico de la bandeja de entrada con quién debe responder. Para esto, podemos crear la propiedad Selección. Sigue estos pasos:

1. Selecciona el ícono de edición de vista en la parte superior de Notion Mail → Propiedades.

2. Haz clic en Agregar propiedad.

3. En el menú que aparece, haz clic en Selección, lo que te permitirá agregarte a ti o a tu pareja como opciones.

4. Una vez que se crea la propiedad Selección, haz clic en ella desde tu lista de propiedades.

5. Dale un nombre a la propiedad, como Quién debe responder.

6. Selecciona Agregar una opción y escribe tu nombre. Haz lo mismo y escribe el nombre de tu pareja.

Ahora, cuando abras cualquier correo electrónico en tu bandeja de entrada, verás la opción Agregar quién debe responder en la parte superior, y puedes asignarte a ti mismo o a tu pareja a ese correo electrónico. Incluso podrías crear una nueva vista donde agrupes por Quién debe responder para que puedas ver todos los correos electrónicos a los que necesitas responder, seguidos de todos aquellos a los que necesita responder tu pareja. También puedes crear una vista que filtre solo los correos electrónicos que debes responder tú, para que planear tu boda sea un poco más rápido y fácil.

Además de gestionar tus grupos, filtros y propiedades, también puedes decidir qué acciones quieres realizar cuando pases el cursor sobre un correo electrónico. Las acciones al pasar el cursor se pueden aplicar a nivel de vista, por lo que puedes realizar acciones rápidas específicas según la vista en la que te encuentres. Para configurar tus acciones al pasar el cursor:

1. Selecciona el ícono de edición de vista en la parte superior de Notion Mail → Personalizar acciones al pasar el cursor.

2. Verás una lista de las acciones disponibles, así como las acciones que puedes agregar a tu vista. Haz clic en 🗑️ junto a una acción para eliminarla de tu lista. Haz clic en Agregar acción al pasar el cursor para agregar otra acción. Las acciones incluyen responder, enviar a la papelera, aplicar una etiqueta específica y marcar como spam.

3. Si quieres, puedes hacer clic y arrastrar las acciones para reordenarlas.

Una vez que hayas decidido qué acciones quieres al pasar el cursor, podrás verlas cada vez que pases el cursor sobre un hilo.